8.    VERGABE / PREISSPIEGEL

8.1.           Allgemeines

Der Programmteil Vergabe dient zur Erfassung von Angebotspreisen mehrerer Bieter und zur Auswertung dieser Preise in Form eines Preisspiegels. Dabei können verschiedene Vergleiche für Positionsarten (Normalposition wird zu Alternativposition usw.) durchgeführt werden. Nach erfolgter Wahl des preiswertesten Bieters kann ein Vergabe- oder Auftrags-LV, welches als Vertragsgrundlage dient, ausgedruckt werden. Die Preise des gewählten Bieters werden daraufhin automatisch in die Module Ausschreibung und Abrechnung übernommen und zeigen den Vergleich zwischen Schätz- und Vergabepreisen.

Der Status des Leistungsverzeichnisses wird auf Vergeben gesetzt.

Werden im Laufe der Auftragsbearbeitung neue Positionen in den Leistungsumfang hinzugenommen, so können diese im Programmteil Abrechnung direkt während der Rechnungsprüfung hinzugefügt werden, wobei automatisch vom Programm die Positionsart Nachtrag gewählt wird; diese Positionen verwaltet das Programm außerdem in einem eigenen Titel „Nachträge”, der als eigene Summe in den Kostenübersichten aufgelistet wird. In LTplus bau kann zwischen einer „normalen“ Nachtragsposition und einer Positionsart Nachtrag/Ersatz unterschieden werden. Im Unterschied zur „normalen“ Nachtragsposition, welche die Auftragssumme um den Nachtragsbetrag erhöht, wird die Positionsart Nachtrag/Ersatz nicht den schon vorhandenen Nachträgen zugeschlagen und erhöht nicht die Auftragssumme. Dennoch ist sie im Ausdruck der Rechnungsprüfung als „Nachtrag“ gekennzeichnet. Diese Art der Nachtragsposition ist für die Fälle gedacht, in denen während der Bauzeit eine alternative Ausführung zu einer ausgeschriebenen und vergebenen Position festgelegt wird. Diese Änderungen sind im Regelfalle zwar zusätzliche Leistungen, für die aber eine andere Leistung entfällt; somit kann diese Positionsart bei der Kostenverfolgung von Nachträgen, die ja in der Regel auch Kostenmehrungen bedeuten, außer Acht gelassen werden.

Beachten Sie bitte, dass es nicht möglich ist, in bereits vergebenen LVs Positionen zu löschen oder nachträgliche Titel einzufügen bzw. zu löschen, da das LV ein Vertragsdokument darstellt und deshalb nicht verändert werden sollte. Positionen zu löschen ist nicht notwendig, da Sie innerhalb der Abrechnung ohnehin Abrechnungsmengen eintragen; wenn eine Position also entfällt, wird diese in der Abrechnung nicht berücksichtigt, wenn Sie keine Abrechnungsmenge eingeben.

Haben Sie versehentlich zu einem ausgeschriebenen LV bereits einen Bieter eingegeben (aber z.B. noch keine Preise eingetragen), so können Sie durch Löschen des Bieters das LV wieder so behandeln, als wäre noch kein Bieter eingegeben. Sie können also Positionen löschen, kopieren, Mengen ändern, neue Positionen (und Titel) hinzufügen usw. Erst durch die Eingabe eines Bieters werden die LV-Daten in die Vergabe eingelesen und sperren somit die LV-Änderung (bis auf Nachtragspositionen). Voraussetzung zum sinnvollen Gebrauch des Programmteiles ist die Existenz eines Leistungsverzeichnisses.

Das Vergabemodul in LTplus bau besitzt, horizontal gesplittet, zwei Teilfenster. Das obere Teilfenster enthält eine vertikale Unterteilungen für (links) die Baumdarstellung (Treeview) und (rechts) die Detaildarstellung in Form von Registerkarten. Es stellt den Inhalt des aktuellen Projektes in der Sichtweise der Vergabe dar. Das untere Teilfenster ist nur aktiv, wenn der Baum auf Positionsebene geöffnet ist und zeigt die Vergabepositionen des jeweils selektierten Anbieters in Tabellenform. Die Tabellendarstellung eignet sich wesentlich besser als die Baumdarstellung zur Eingabe der Angebotspreise, da in ihr auch ohne der Maus schnell manövriert werden kann.
 

Die Icons im Modul Vergabe bieten von links nach rechts folgende Funktion:

8.2.           Neuen Bieter erstellen

Bevor Sie die Angebotspreise zu den einzelnen Positionen prüfen können, müssen die anbietenden Firmen, für die eine Angebotsprüfung durchgeführt werden soll, angelegt werden.

Um einen neuen Bieter zu erstellen, wird auf LV-Ebene aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste der Eintrag Neuen Bieter erstellen gewählt. Bestehen bereits Bieter für das LV, kann die Neuanlage auch auf Bieterebene erfolgen; der neue Bieter wird dann vor dem selektierten Bieter erstellt. Nachdem der Bieter erstellt wurde, kann im Registerblatt Bieter-Details die Bieterbezeichnung (sinnvollerweise bestehend aus 

Bietername und Herkunftsort), ein evtl. Pauschalangebot, ein Angebots-Gesamtnachlass oder, im Registerblatt Bieter-Prüfvermerk, eine Anmerkung (Prüfvermerk) zum Bieter eingetragen werden. Der Prüfvermerk kann in der Vergabe-Drucken-Dialogbox zusammen mit dem Preisspiegel ausgedruckt werden.

8.3.           Bieterpreise eingeben

Um die Angebotspreise eintragen zu können, muss der Baum bis auf Titel- bzw. Positionsebene geöffnet werden. Nun werden im unteren Teilfenster die Positionen des selektierten Titels in einer Tabelle dargestellt.

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Die Eingabe des Angebotspreises erfolgt in der Spalte Angebots-EP der Tabelle. Nach Eingabe des Angebotspreises wird in Abhängigkeit von der Positionsart der Positions-Gesamtpreis berechnet und die laufende Titelsumme sowie die Gesamttitelsumme angezeigt. Ein Nachlass auf eine oder mehrere Positionen kann in der Spalte Nachl.[%] eingetragen werden;  der Nachlass wird sofort auf den Positions-Gesamtpreis umgerechnet.

Nach Eingabe des Angebotspreises und dem Verlassen des Feldes Angebots-EP mit der ENTER-Taste (Eingabetaste) wechselt LTplus bau zur nächsten Position (sofern vorhanden) des Titels, um die Preiseingabe fortzusetzen.

Obwohl alle wichtigen Angaben zur Position im unteren Teilfenster in der Tabellenansicht zur Verfügung stehen, werden beim Wechseln zur nächsten Position deren Positionsdetails auch in den Registerblättern des oberen Teilfensters synchronisiert; d.h., es stehen Ihnen alle Informationen der Position zur Verfügung.

Veränderungen an den Positionsinhalten sind jedoch nicht möglich, mit folgenden Ausnahmen:

8.3.1.     Mengenänderung einer Position

Wenn Sie die Menge einer Position ändern möchten, tragen Sie die neue Menge im Registerblatt Positionsdetails im Feld Menge ein. Das Programm weist Sie darauf hin, dass die Änderung der Menge bei allen Anbietern vorgenommen werden und berechnet anschließend alle Angebote neu. Eine Mengenänderung an nur einem Bieter ist nicht möglich und auch nicht sinnvoll. Über die fachlichen Konsequenzen von Mengenänderungen bei der Submission sollten Sie sich jedoch im Klaren sein.

8.3.2.     Ändern der Positionsart einer Position

Wenn Sie die Positionsart einer Position ändern möchten, nehmen Sie diese Änderung im Registerblatt Positionsdetails im Feld Positionsart vor. Es stehen Ihnen nur die Positionsarten Normalposition, Alternativposition, Eventualposition und Eventualposition mit Summe zur Auswahl. Das Programm weist Sie darauf hin, dass die Änderung bei allen Anbietern vorgenommen werden und berechnet anschließend alle Angebote neu. Eine Änderung der Positionsart an nur einem Bieter ist nicht möglich und auch nicht sinnvoll.

Auf diese Art geben Sie die Angebotspreise für jeden Titel ein. Sobald Sie im Baum die Titel- oder Gewerkeebene auswählen, werden die jeweiligen geprüften Nettosummen in den Registerblättern angezeigt.

8.4.           Titel-Nachlass bearbeiten

Um einen Nachlass auf eine gesamten Titel auszuwerten, müssen Sie im Baum die Titelebene selektieren und aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste den Eintrag Titelnachlass bearbeiten wählen. Der Nachlass wird nun auf jeden Gesamtpreis des Titels übertragen.

8.5.           Prüfvermerke zu Positionen eingeben

Wenn Sie während der Angebotsprüfung auf Positionsebene Rechenfehler, Unterangebote, Kommafehler usw. feststellen, können Sie diese Fehler als Kommentar zur jeweiligen Position im Registerblatt Prüfvermerk eintragen und später als Fehlerprotokoll zusammen mit dem Preisspiegel ausdrucken lassen. Wenn eine Position einen Prüfvermerk enthält wird dessen Positionssymbol im Baum rot eingefärbt dargestellt. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Sie Positionen mit Prüfvermerken auch vor dem Ausdruck leicht wieder finden können.

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8.6.           Pauschalangebote

Alternativ zum Einzelpreisangebot kann es auch vorkommen, dass Sie ein Pauschalangebot eines Bieters prüfen müssen, wobei eine Einzelpreisauswertung im Preisspiegel hierfür wegen der fehlenden Einzelpreise nicht möglich ist. Der Bieter mit dem Pauschalangebot wird nur in der Schlusszusammenstellung (Endsummen) in die Wertung eingereiht aufgenommen. Die Netto-Pauschalsumme müssen Sie im Registerblatt Bieter-Details im Feld Pauschalangebotssumme eingeben.

Wenn Sie den Zuschlag auf ein Pauschalangebot erteilen, werden sämtliche Angebotspreise dieses Bieters auf Null gesetzt und eine zusätzliche Position „Pauschalangebot“ erzeugt. Wenn Sie die Kosten nach DIN 276 auswerten möchten, sollten Sie dieser Position im LV noch eine Kostengruppe zuweisen. Mit dieser Pauschalposition können Sie wie gewohnt Abrechnungen erstellen.

8.7.           Nachlass für das gesamtes Angebot eingeben

Einen Nachlass für das gesamte Angebot eines Bieters können Sie im Registerblatt Bieter-Details im Feld Nachlass eingeben. Der Nachlass wird nicht auf die Positionspreise umgelegt, sondern in der Abrechnung als „Nachlass“ geführt und von den jeweiligen Teilrechnungen abgezogen.

8.8.           Schätzpreisanbieter erstellen

Mit dem Icon Schätzpreisanbieter erstellen können Sie einen „virtuellen“ Bieter mit den Schätzpreisen des LVs in die Bieterliste mit aufnehmen. Dieser Bieter kann sodann in die Preisspiegelauswertungen mit einbezogen werden und den Vergleich zwischen Schätz- und Angebotspreis erleichtern.

8.9.           Bieter importieren (GAEB D84)

Mit dem Icon Bieter importieren (GAEB D84) können Sie Angebotspreise, die Sie von einem Anbieter  in elektronischer Form im Format GAEB D84 erhalten, importieren. Die Angebotsdaten werden vor dem aktuell selektierten Bieter eingefügt; wenn Sie die Funktion auf LV-Ebene aufrufen, wird der importierte Bieter an das Ende der Bieterliste angefügt.

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Wenn Sie die Funktion aufgerufen haben, erhalten Sie die Möglichkeit, die Bieterdatei (Dateierweiterung .D84) mit einem Dateibrowser auszuwählen. Sobald Sie die Datei ausgewählt haben, zeigt Ihnen LTplus bau in einer Dialogbox die in der Datei enthaltenen Bieterinformationen wie Bietername, Projektbezeichnung und Währung und ermöglicht Ihnen, den Import fortzusetzen oder abzubrechen. Sollten Sie feststellen, dass die angezeigten Inhalte nicht mit Ihrem LV identisch sind, brechen Sie den Importvorgang ab, da Sie sonst Gefahr laufen, nicht für dieses LV vorgesehene Daten zu importieren.

8.10.       Bieter exportieren (GAEB D84)

Mit dem Icon Bieter exportieren (GAEB D84) können Sie die Angebotspreise des aktuell selektierten Bieters in elektronischer Form im Format GAEB D84 speichern. Die Daten werden in eine Datei mit dem Bieternamen und er Erweiterung „.D84“ in Ihr Projektverzeichnis exportiert; sofern Fehler beim Export auftraten, erhalten Sie eine Hinweismeldung. Die exportierten Bieterdaten können beispielsweise zusammen mit der korrespondierenden D83-LV-Datei an andere AVA-Systeme zur Weiterbearbeitung übergeben werden.

8.11.       Bieter ausschneiden

Mit dem Icon Bieter ausschneiden können Sie den im Baum selektierten Bieter mit seinen Angebotspreisen und evtl. Prüfvermerken ausschneiden und an anderer Stelle im gleichen LV wieder einfügen.

8.12.       Bieter kopieren

Mit dem Icon Bieter kopieren können Sie den im Baum selektierten Bieter mit seinen Angebotspreisen und evtl. Prüfvermerken kopieren und an anderer Stelle im gleichen LV einfügen.

8.13.       Bieter einfügen

Mit dem Icon Bieter einfügen können Sie einen zuvor ausgeschnittenen oder kopierten Bieter mit seinen Angebotspreisen und evtl. Prüfvermerken vor dem aktuellen Bieter des gleichen LVs wieder einfügen.

8.14.       Bieter löschen

Mit dem Icon Bieter löschen können Sie den im Baum selektierten Bieter mit seinen Angebotspreisen und evtl. Prüfvermerken löschen. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden!

8.15.       Alle Bieter löschen

Mit dem Icon Alle Bieter löschen können Sie alle Bieter des aktuellen LVs mit Angebotspreisen und evtl. Prüfvermerken löschen. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden!

8.16.       Bieter im Baum sortieren

Um die Darstellung der Bieterreihenfolge im Baum alternativ zu den beschriebenen Funktionen Ausschneiden und Einfügen zu ändern, können Sie mit den Icons Bieter sortieren nach Summe oder Bieter sortieren nach Name die Bieter des aktuellen LVs in der gewählten Reihenfolge im Baum auflisten. Wenn Sie neue Bieter in die Angebotsprüfung hinzunehmen, müssen Sie diese Funktionen ggf. erneut aufrufen, um auch die neuen Bieter in der gewünschten Reihenfolge zu positionieren.

Das Verändern der Bieterreihenfolge im Baum macht hauptsächlich für die Vorbereitung der Querformat-Preisspiegel Sinn. Preisspiegel im Querformat können maximal 7 Bieter nebeneinander darstellen; die darzustellenden Bieter werden in der Reihenfolge der Sortierung im Baum von links nach rechts auf den Querformat-Preisspiegeln angeordnet.

8.17.       Bieter im Baum mit Drag & Drop kopieren/ verschieben

Mittels Drag&Drop können Bieter auch ohne Menüsteuerung mit der Maus kopiert, gezogen und eingefügt werden.

Wenn Sie einen Bieter kopieren möchten, selektieren Sie diesen Bieter, drücken die SHIFT-Taste und beginnen den Drag-Vorgang, indem Sie mit gedrückter linker Maustaste und gleichzeitig gedrückter SHIFT-Taste die Maus in Richtung des Einfügepunktes (Bieter, vor dem eingefügt werden soll) bewegen. Der Mauszeiger erhält dabei ein kleines „+“ Symbol als Zeichen für den aktiven Kopiervorgang. An der Einfügestelle lassen Sie dann die linke Maustaste los. Der Bieter wird nun kopiert und eingefügt.

Wenn Sie einen Bieter verschieben möchten (dies entspricht der Funktionsfolge Bieter ausschneiden + Bieter einfügen), selektieren Sie diesen Bieter und beginnen den Drag-Vorgang, indem Sie mit gedrückter linker Maustaste die Maus in Richtung des Einfügepunktes (Bieter, vor dem eingefügt werden soll) bewegen. An der Einfügestelle lassen Sie dann die linke Maustaste los. Der Bieter wird nun verschoben.

8.18.       Suchen

Wenn Sie einen bestimmten Begriff im Kurztext einer LV- Gewerk- Titel- oder Bieterbezeichnung suchen, können Sie mit dem Icon Suchen die Suchfunktion aufrufen, in der Sie die Möglichkeit haben, einen Suchbegriff einzutragen. LTplus bau durchsucht dann den Baum nach dem Begriff. Jeder Treffer wird im Baum angezeigt; es besteht sodann die Möglichkeit, die Suche abzubrechen oder weiter zu suchen.

8.19.       Angebote auswerten (Preisspiegel drucken)

Um die Angebote als Preisspiegel zu drucken benutzen Sie das Icon Drucken. Es erscheint die Dialogbox Vergabe Drucken. Die Vergabe Drucken-Dialogbox besitzt einen Druckoptionen-Bereich, mit dem Sie bestimmen können, wie der Ausdruck aussehen wird und einen Bereich, in dem Sie bestimmen können, was gedruckt werden soll.

8.19.1. Druckoptionen festlegen

8.19.2. Druckart für Preisspiegel festlegen

Registerblatt „Preisspiegel Hochformat“:

Wenn Sie mit o.g. Druckoptionen eingestellt haben, wie Sie drucken möchten, müssen Sie noch festlegen, was Sie drucken möchten.

Registerblatt „Preisspiegel Querformat“:

Registerblatt „Preisspiegel Extras“:

Nun können Sie den Preisspiegel entweder direkt drucken oder als Seitenvoransicht zunächst am Bildschirm ansehen.

8.19.3. Preisspiegel direkt drucken

Mit der Schaltfläche Drucken können Sie den Preisspiegel entsprechend den gewählten Einstellungen direkt auf ihren Windows-Standarddrucker ausgeben.

8.19.4. Preisspiegel in der Seitenvoransicht anzeigen

Mit dem Schaltfläche Voransicht  können Sie den Preisspiegel entsprechend den gewählten Einstellungen in der  Seitenvoransicht betrachten. Wenn Sie mehrere Druckarten (Titel, Positionen) gewählt haben, erscheinen diese nacheinander in der Seitenvoransicht. Um die jeweils nächste Druckart zu sehen, müssen Sie die aktuelle Druckart zunächst schließen. Mit dem Menüpunkt Datei/Drucken können Sie diese Voransicht auf den Drucker ausgeben.

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8.19.5. Preisspiegel-Ausdruck nach Word oder Excel exportieren

Zusätzlich zur Ausgabe auf den Drucker können Sie die Preisspiegel aus der Seitenvoransicht mit dem Menüpunkt Exportieren in folgende Formate exportieren:

Bitte vergewissern Sie sich anhand eines Testlaufs, ob alle exportierten Positionen auch korrekt wiedergegeben werden. Ggf. müssen Sie in der NORMAL.DOT Ihrer Word-Textverarbeitung die Standardschriftart auf Arial 9 Punkt zurücksetzen.

8.20.       Angebot vergeben – Zuschlag an Bieter erteilen

Wenn nach erfolgter Prüfung im Preisspiegel die Firma feststeht, die den Zuschlag erhalten soll, müssen Sie dieses LV mit dem Icon Zuschlag an Bieter erteilen auf Bieter-Ebene noch vergeben. Selektieren Sie hierzu den gewünschten Bieter und verwenden Sie das Icon Zuschlag an Bieter erteilen.

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Es öffnet sich eine Dialogbox, in der Sie die zum Vergabezeitpunkt bekannten Informationen eintragen können:

Mit der Schaltfläche Zuschlag erteilen werden die vorgenannten Angaben sowie die Vergabepreise gespeichert und für das Modul Abrechnung zur Verfügung gestellt. Nach erfolgreicher Vergabe ändert sich das Symbol im Baum für den Bieter, der den Zuschlag erhalten hat, um diesen Umstand kenntlich zu machen.

Ein vergebenes LV kann mit nun als Vergabe-LV bzw. Auftrags-LV mit den Angebotspreisen ausgedruckt werden. 

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Dies erfolgt im Vergabe-Drucken-Dialog mit dem

Registerblatt „Vergabe-Leistungsverzeichnis“:

8.21.       Abschließende Bemerkungen zur Vergabe

Abschließend sei noch darauf hingewiesen, dass das Programm nach jedem Vergabevorgang davon ausgeht, dass das LV nun tatsächlich vergeben ist. Demzufolge wird dem LV der Status Vergeben, also nicht mehr veränderbar, zugewiesen. Im Modul Abrechnung können Sie jedoch Nachtragspositionen erstellen.